Een goede bakkerij afdeling is essentieel voor tevreden klanten. Ze verwachten de hele dag vers brood en banket van top kwaliteit. Daarnaast is het ook een afdeling waar veel uren worden ingezet en is het risico op derving groot. Het hebben van een goed activiteitenplan met een betrouwbare inschatting van verkopen gedurende de dag is essentieel. Toch werken vrijwel alle supermarkten nog met een papieren bakplan. Een plan dat al is achterhaald op het moment dat je het uitdraait. Tijd om over te stappen op een digitaal bakplan!
Wat is een digitaal bakplan?
Kort samengevat is een digitaal bakplan een slimme activiteitenlijst op een tablet. Alle activiteiten op de afdeling worden op volgorde van prioriteit weergegeven. De opdracht wordt goedgekeurd na afronding of worden aangepast of doorgeschoven. Voor de productietaken wordt per artikel aangegeven hoeveel geproduceerd moet worden. Op basis van werkelijke verkopen worden de taken en aantallen gedurende de dag aangepast.
Voor iedere taak kun je een korte uitleg en een gedetailleerde instructies toevoegen. Voor artikelen kun je artikelinformatie en bijvoorbeeld allergenen informatie toevoegen. Tot slot benoem je KPI’s om de performance van de afdeling te meten, in de winkel en centraal.
Welke activiteiten worden gepland?
De voorbereiding van een verkoopdag begint de dag vóór de verkoop met bestellen en voorraadbeheer. Gevolgd door het uittellen, opzetten en ontdooien van de artikelen voor de volgende dag. ’s Morgens is het team druk met het vullen van de ontvangen kant en klare producten en afbakken van de eerste charges.
Gedurende de dag moet de dagproductie worden bijgestuurd op basis van verkoop. Juiste bijsturing bepaalt de uiteindelijke performance van de afdeling. Het bijsturen met een bakplan op papier is arbeidsintensief, lastig controleerbaar en veelal gebaseerd op onderbuikgevoel. Als leidinggevende wil je zicht houden op de dagproductie en niet alleen de volgende dag de resultaten zien.
Welke voordelen heeft een goed digitaal bakplan?
- Betere beschikbaarheid:
De informatie op een papieren bakplan is achterhaald op het moment dat je deze print. Een digitaal bakplan past gedurende dag de te produceren aantallen aan. Dit gebeurt op basis van de werkelijke verkoop, klantbestellingen en de beschikbare voorraad van artikelen.
- Terugdringen derving:
De voordelen voor de beschikbaarheid gelden ook voor derving. Bij tegenvallende verkoop van bepaalde artikelen, worden de geplande productie charges aangepast of verwijderd.
- Verhogen productkwaliteit:
De bakvolgorde en aantallen worden gedurende de dag bijgestuurd zodat je dicht op het verkoopmoment bakt. Hierdoor bied je maximale versheid. Daarnaast kun je bij alle activiteiten instructies toevoegen. Bijvoorbeeld over bakken, koelen en snijden. Dit de juiste procesuitvoering en dat verhoogt de productkwaliteit.
- Verbeteren productiviteit:
Je bakt alleen wat nodig is. Minder weggooien is ook minder bakken en minder onverkochte artikelen weer uit het schap halen. Daarnaast zorgt het toevoegen van instructies dat nieuwe medewerkers sneller productief zijn.
- Grip op de uitvoering door toevoegen proces KPI’s:
De digitalisering zorgt ook voor meer data. Met name over het juist en tijdig uitvoeren van de geplande activiteiten. Ook kun je actief monitoren op beschikbaarheid van kritische artikelen en op derving. Zo heb je altijd zicht op de performance van iedere winkel op ieder moment.
En hoe zit het met andere productie afdelingen?
De grootste winst van een digitaal productieplan is te behalen op de bakkerij afdeling. Met name door de korte houdbaarheid van de artikelen en de hoge eisen die klanten stellen aan beschikbaarheid en versheid.
Een goed digitaal productieplan voegt natuurlijk ook waarde toe voor je andere productie afdelingen. Voor de vleeswaren en kaas afdeling maar ook voor foodservice een slagerij. Het is dus zaak om een aantal onderdelen generiek in te richten waardoor je het hulmiddel ook breed in kunt zetten.
Hoe kan ik starten?
Er zijn verschillende leveranciers die een digitale oplossing bieden, soms als onderdeel van een ERP systeem. Zelf ontwikkelen van een digitaal bakplan voor de bakkerij afdeling is vaak ook een goede optie.
Dit zijn de belangrijkste succesfactoren:
- De aanwezigheid van een betrouwbare verkoopprognose per artikel
- Een uitwerking van de ideale eindoplossing, ambitie en globale roadmap
- Een integrale aanpak met het category team, logistiek, winkel operatie, finance en IT
- De keuze voor kopen of ontwikkelen op basis van bovenstaande stappen
En het helpt natuurlijk als je iemand aan tafel hebt die dit al eerder heeft gedaan en de kansen en valkuilen kent. Binnen Albert Heijn heb ik in 2019 gewerkt aan het digitaliseren van het bakplan. Van de idee fase, pilot, doorontwikkeling tot de uitrol.
Wil je de hulpmiddelen op je eigen bakkerij ook graag digitaliseren? En uiteindelijk betere resultaten behalen tegen lagere kosten? Neem dan vrijblijvend contact met me op zodat we kunnen ontdekken waar de kansen liggen.
eelco.hos@retail-innovation.nl of bel me op 0031-652551333
Recent Comments